Prowadzenie działalności związanej z przygotowywaniem posiłków wymaga uwzględnienia wielu zasad dotyczących postępowania z żywnością. Nie chodzi jedynie o przestrzeganie głównych reguł higieny, ale też o administrowanie procesów, które zachodzą na zapleczu kuchennym i w pomieszczeniach magazynowych. Istotnym zagadnieniem jest tutaj identyfikacja zagrożeń biologicznych, chemicznych i fizycznych, mogących pojawić się na różnych etapach pracy.

System HACCP porządkuje te kwestie poprzez określenie konkretnych procedur, zasad testom a także możliwości reagowania na nieprawidłowości. W gastronomii znaczenie mają w głównej mierze warunki transportu surowców, sposób rozmrażania towarów, obróbka termiczna a także czas przechowywania gotowych potraw. Każdy z takowych procesów wymaga osobnego podejścia, ponieważ usterki mogą wynikać z różnych przyczyn i wymagać odmiennych działań.

Przed rozpoczęciem pracy nad dokumentacją trzeba gruntownie rozważyć przepływ żywności w zakładzie. W praktyce znaczy to sprawdzenie, gdzie trafiają dostawy, w jaki sposób są dzielone produkty, gdzie odbywa się ich obróbka i jak przebiega wydawanie posiłków. Wdrażanie HACCP musi uwzględniać również codzienne ograniczenia organizacyjne (zobacz również: wdrażanie haccp). Np niewielka kuchnia może mieć ograniczoną liczbę stanowisk roboczych, co wpływa na kolejność wykonywania czynności i możliwość oddzielenia poszczególnych rodzajów towarów. W takiej okoliczności trzeba określić zasady korzystania z powierzchni i sprzętu, oraz częstotliwość ich czyszczenia. Osobnej analizy wymagają dostawy, ponieważ sam termin przydatności do spożycia nie przesądza o stanie produktu. Znaczenie ma również temperatura w trakcie transportu, wygląd opakowania i warunki, w jakich surowiec zostaje przyjęty. Jeśli pojawiają się wątpliwości, procedura powinna określać sposób postępowania z zakwestionowaną partią towaru.

W zwyczajnym funkcjonowaniu lokalu relacja gastronomia i HACCP obejmuje też podział odpowiedzialności między pracowników. Niektóre czynności mogą być realizowane przez cały personel, inne wymagają przypisania dokładnie określonej osobie. Dotyczy to np sprawdzania temperatury urządzeń chłodniczych, prowadzenia zapisów dotyczących mycia powierzchni czy kontrolowania warunków przechowywania produktów. Istotne jest uwarunkowanie, kto dokonuje pomiaru, gdzie zapisuje wynik i komu zgłasza odchylenia od przyjętych wartości. W praktyce problemem bywają niekompletne rejestry, wpisy uzupełniane z opóźnieniem albo brak informacji o podjętych działaniach. Takie sytuacje utrudniają ocenę, czy procedury są faktycznie wykonywane. Dlatego dokumentacja powinna być możliwie prosta, a pracownicy muszą rozumieć, czemu służą poszczególne czynności. Zasady należy także uaktualniać po zmianach w wyposażeniu, sposobie przygotowywania potraw albo organizacji stanowisk.

Podczas opracowywania systemu na prawdę bardzo często wykorzystywane są wzory haccp, obejmujące przykładowe instrukcje, arkusze monitorowania i formularze rejestrów. Ich zastosowanie wymaga natomiast sprawdzenia, czy odpowiadają warunkom konkretnego miejsca. Gotowy formularz może zawierać pola, które nie mają użycia w danym zakładzie, albo pomijać czynności istotne dla określonego rodzaju produkcji. Nie należy zatem traktować przykładowych dokumentów jako kompletnego systemu, który można wdrożyć bez modyfikacji. Szczególnej uwagi wymagają zapisy dotyczące temperatur, ponieważ powinny odnosić się do w rzeczywistości wykorzystywanych urządzeń i przyjętych zasad przechowywania. Tożsamo instrukcje mycia i dezynfekcji muszą uwzględniać rodzaj powierzchni, stosowane środki a także sposób ich wykorzystania zgodny z zaleceniami producenta. Dokumenty powinny być dostępne dla osób wykonujących opisane czynności, a ich tekst musi odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi pracy. W przeciwnym wypadku powstaje rozbieżność między formalnymi procedurami a praktyką, co utrudnia bieżącą kontrolę i ocenę funkcjonowania systemu.

Zobacz: gastronomia.