Dokumenty stanowią zapis wielu działań podejmowanych podczas prowadzenia działalności, od ustaleń z klientami po wewnętrzne decyzje i rozliczenia. Ich znaczenie nie zawsze jest widoczne w chwili stworzenia pliku. Dopiero po kilku miesiącach może pojawić się wymaganie sprawdzenia detali umowy, odszukania załącznika lub ustalenia, na jakiej bazie podjęto określoną decyzję.

Właśnie dlatego sposób porządkowania dokumentacji powinien uwzględniać nie tylko aktualne potrzeby, ale też sposobność odtworzenia wcześniejszych zdarzeń. Program do zarządzania dokumentami może łączyć pliki z konkretnymi sprawami, rejestrować daty ich dodania i przechowywać informacje o osobach odpowiedzialnych za poszczególne czynności. Przy ustalaniu struktury danych warto rozróżnić dokumenty opisujące ten sam temat od dokumentów, które rzeczywiście należą do jednej sprawy. Np, kilka umów może dotyczyć tego samego kontrahenta, niemniej jednak każda z nich posiadać inny termin obowiązywania, zakres i historię modyfikacji. Umieszczenie wszystkich materiałów w jednym folderze nie zawsze wystarcza. Potrzebne są takie oznaczenia, które pozwolą rozpoznać różnice bez konieczności otwierania każdego pliku. Istotne jest również regularne sprawdzanie poprawności opisów, ponieważ błędne przypisanie dokumentu może utrudnić jego odnalezienie wręcz wtedy, gdy sam plik został zachowany.

Organizacja obiegu dokumentacji wiąże się z określeniem zasad przekazywania informacji pomiędzy osobami i działami. W niektórych procesach dokument przechodzi przez kilka etapów sprawdzania, w innych wystarczy jego rejestracja i zapisanie w odpowiednim miejscu. Warto ustalić te różnice przed wprowadzeniem wspólnych procedur. Jeżeli już wszystkie materiały będą wymagały takiej samej liczby akceptacji, proste zadania mogą niepotrzebnie się wydłużać. Z kolei brak kontroli przy dokumentach wymagających formalnego zatwierdzenia może prowadzić do wykorzystania niekompletnych albo nieaktualnych danych. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja obejmują także postanowienie, co dzieje się z plikiem po zakończeniu danego etapu. Dokument może zostać przekazany do realizacji, uzupełniony o dodatkowe informacje lub wycofany z dalszego obiegu. Każda z takowych sytuacji powinna być należycie oznaczona, by użytkownik wiedział, czy ma do czynienia z wersją roboczą, aktualną czy nieobowiązującą. W praktyce przydatne jest również zachowanie informacji o powodach wprowadzenia przekształceń. Sama data modyfikacji nie rozjaśnia, dlaczego zmieniono treść i kto podjął taką decyzję. Przy dokumentach związanych z zamówieniami, reklamacjami lub rozliczeniami taki kontekst może mieć znaczenie w trakcie późniejszego wyjaśniania przebiegu sprawy.

Osobnym obszarem jest przygotowanie dokumentacji do długotrwałego przechowywania. W tym przypadku powinno się rozpatrzyć nie tylko i wyłącznie miejsce zapisu, lecz też możliwość odczytania plików po wielu latach. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować zasoby według dat, kategorii, numerów spraw oraz innych opisów, ale nie zastępuje testom jakości uskładanych materiałów. W trakcie przenoszenia starszych dokumentów mogą ujawnić się braki w załącznikach, niezgodności między nazwą pliku a jego treścią lub kilka kopii różniących się pojedynczymi zapisami. Nie każdą powtarzającą się kopię należy automatycznie usuwać. Jedna wersja może zawierać podpis, adnotację lub potwierdzenie odbioru, których nie ma w pozostałych egzemplarzach. Dlatego przed porządkowaniem większego zbioru należy określić zasady rozpoznawania duplikatów i sposób postępowania z dokumentami o niejasnym statusie. Przy skanowaniu papierowych akt znaczenie ma kolejność stron, czytelność tekstu oraz zgodność pliku z oryginałem. Automatyczne rozpoznawanie tekstu może ułatwić wyszukiwanie konkretnych informacji, lecz błędnie odczytane numery, daty czy nazwiska wymagają korekty. W sytuacji materiałów o istotnym znaczeniu formalnym zakres weryfikacji powinien być dostosowany do ryzyka pominięcia lub zniekształcenia danych.

Na organizację archiwum wpływają również zmiany przepisów, struktury organizacyjnej oraz używanych narzędzi informatycznych. Dokumenty mogą być przechowywane przez różne okresy, zależnie od ich rodzaju i obowiązujących wymagań. Z tego względu potrzebne są zasady określające moment rozpoczęcia okresu przechowywania, sposób jego kontrolowania a także warunki usuwania materiałów. Nie należy przyjmować, że zakończenie współpracy z klientem lub zamknięcie projektu samoczynnie znaczy sposobność zniszczenia całej dokumentacji. Część plików może wciąż podlegać obowiązkowi zachowania albo być potrzebna w związku z trwającymi rozliczeniami. Równocześnie dostęp do archiwum powinien odpowiadać zakresowi zadań użytkowników. Prawo do przeglądania dokumentów nie musi oznaczać prawa do ich edycji, pobierania czy usuwania. Istotne jest również postępowanie w przypadku zmiany stanowiska albo odejścia osoby, która przedtem odpowiadała za dane materiały. Odrębnej testom wymagają kopie zapasowe i sposobność odtworzenia plików po awarii. Przy wieloletnim przechowywaniu trzeba ponadto sprawdzać, czy używane formaty nadal można otworzyć i czy przenoszenie dokumentów do nowych systemów nie zmienia ich treści ani niebagatelnych właściwości. Takie działania stanowią część utrzymania dokumentacji, a nie wyłącznie jednorazowy etap jej uporządkowania.

Zobacz również: kontrola czasu pracy pracownika.