W codziennej pracy administracyjnej wiele czasu zajmuje ustalanie, gdzie zapisano określoną informację i czy dostępny plik zawiera obowiązujące dane. Problem pojawia się szczególnie wówczas, gdy dokumenty są przekazywane między pracownikami, zapisywane pod różnymi nazwami lub przechowywane w kilku niezależnych miejscach. Dodatkowym utrudnieniem bywają załączniki, które po zapisaniu tracą powiązanie z wiadomością, do której pierwotnie należały.

Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby przez przypisywanie im wspólnych oznaczeń, grupowanie według spraw oraz rejestrowanie kluczowych informacji o ich pochodzeniu. Przy podejmowaniu zasad zapisu warto uwzględnić sytuacje, w których jeden dokument tyczy się kilku obszarów działalności. Przykładowo, protokół odbioru może być związany zarówno z konkretnym zamówieniem, jak i z rozliczeniem finansowym. Jeśli plik zostanie przypisany tylko do jednej dziedzinie, osoba pracująca nad drugim obszarem może mieć trudności z jego odnalezieniem. Rozstrzygnięciem bywa stosowanie dodatkowych oznaczeń lub powiązań między sprawami. Ich liczba powinna jednak pozostawać pod kontrolą, ponieważ zbyt kompleksowy system kategorii może utrudnić wybór właściwego opisu. Istotne jest także postanowienie, kto odpowiada za poprawianie błędnych danych i uzupełnianie brakujących informacji.

W organizacji obiegu dokumentów istotną rolę odgrywa rozdzielenie czynności związanych z przygotowaniem, sprawdzeniem i zatwierdzeniem materiału. Oczywiście nie każdy plik wymaga takiej samej testom. Notatka ze spotkania może służyć wyłącznie do użytku wewnętrznego, jednakże dokument dotyczący zobowiązań majątkowych może wymagać zgody przez osobę uprawnioną. Kontrolowanie dokumentami i archiwizacja powinny uwzględniać te różnice, aby procedury odpowiadały charakterowi wykonywanych zadań. W praktyce należy określić, co dzieje się, gdy dokument zawiera błędy, wymaga uzupełnienia albo nie zostaje zatwierdzony w wyznaczonym terminie. Przydatne jest również zachowanie informacji o tym, kto wprowadził przemianę i na jakim etapie się ona pojawiła. Sama historia modyfikacji nie za każdym razem tłumaczy przyczynę korekty, dlatego są przypadki w których potrzebny jest dodatkowy komentarz lub zapis wyborów. Osobnym zagadnieniem pozostaje praca na kilku wersjach jednego pliku. O ile użytkownicy pobierają dokumenty na swoje urządzenia i później przesyłają je ponownie, mogą powstawać równoległe wersje, których różnice nie są zaraz widoczne. Ustalenie zasad edycji i publikowania zatwierdzonych materiałów umożliwia ograniczyć niejasności dotyczące tego, który dokument powinno się wykorzystać w dalszych działaniach.

Przy długotrwałym przechowywaniu dokumentacji znaczenie ma sposób opisywania plików a także możliwość odtworzenia ich kontekstu po upływie kilku lat. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać dane o autorze, dacie stworzenia, rodzaju dokumentu i powiązanej sprawie. Nie wszystkie informacje muszą być natomiast dostępne od początku. Część danych może zostać uzupełniona dopiero po weryfikacji dokumentu, a niektóre materiały wymagają indywidualnego opisu ze względu na swoją tekst. Problem pojawia się w szczególności podczas przenoszenia dużych zbiorów ze starszych systemów. Nazwy plików bywają skrócone, daty zapisane w różnorakich formatach, a część dokumentów nie ma żadnych oznaczeń. Automatyczne przeniesienie takich zasobów może zachować ich zawartość, ale niekoniecznie zagwarantuje poprawne przypisanie do nowych dziedzinie. Dlatego migrację warto podzielić na etapy i sprawdzać, czy wybrane dokumenty są widoczne pod właściwymi oznaczeniami oraz czy można je otworzyć. Przy skanach dodatkowe znaczenie ma jakość obrazu i kompletność stron. Rozpoznawanie tekstu ułatwia wyszukiwanie treści, lecz błędy odczytu mogą dotyczyć numerów, dat lub nazw własnych. W dokumentacji, w której takie najmniejsze elementy mają znaczenie, potrzebna jest kontrola wyniku, a w razie wątpliwości też zestawienie z papierowym oryginałem.

Dokumentacja elektroniczna wymaga też określenia zasad udostępniania, przechowywania i usuwania informacji. Zakres dostępu powinien wynikać z zadań użytkownika, a nie jedynie z jego przynależności do określonego działu. Pracownik może potrzebować wglądu w treść umowy, niemniej jednak nie musi posiadać prawa do zmiany jej zapisów ani usuwania załączników. W sytuacji danych poufnych trzeba co więcej uwzględnić zasady przekazywania plików oprócz organizację i kontrolowania dostępu po zmianie zakresu obowiązków. Ważne jest także postanowienie, jak długo poszczególne materiały powinny być przechowywane. Termin uzależniony jest od rodzaju dokumentu, obowiązujących przepisów i okoliczności związanych z daną sprawą. Nie należy zatem usuwać plików jedynie dlatego, że zakończono bieżące zadanie. Przed podjęciem takiej decyzji należy sprawdzić, czy dokument nie podlega dalszemu obowiązkowi przechowywania albo nie jest potrzebny do rozliczenia lub wyjaśnienia wcześniejszych ustaleń. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe oraz procedury odtwarzania danych po awarii. Należy sprawdzać nie tylko i wyłącznie, czy kopie są tworzone, niemniej jednak też czy można z nich odzyskać potrzebne pliki wraz z ich opisami i powiązaniami. Przy przechowywaniu dokumentacji przez sporo lat należy a dodatkowo kontrolować sposobność odczytu używanych formatów a także sposób przenoszenia materiałów do kolejnych rozwiązań technicznych.

Więcej informacji: rejestracja czasu pracy pracownika.