W codziennej pracy administracyjnej wiele czasu zajmuje ustalanie, gdzie zapisano określoną informację i czy dostępny plik zawiera aktualne dane. Problem pojawia się szczególnie wówczas, gdy dokumenty są przekazywane między pracownikami, zapisywane pod różnymi nazwami albo przechowywane w kilku niezależnych miejscach. Dodatkowym utrudnieniem bywają załączniki, które po zapisaniu tracą powiązanie z wiadomością, do której pierwotnie należały.

Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby przez przypisywanie im wspólnych oznaczeń, grupowanie według spraw a także rejestrowanie głównych informacji o ich pochodzeniu. Przy podejmowaniu zasad zapisu warto uwzględnić sytuacje, w których jeden dokument dotyczy kilku obszarów działalności. Np, protokół odbioru może być związany zarówno z konkretnym zamówieniem, jak i z rozliczeniem finansowym. Jeżeli plik zostanie przypisany tylko do jednej kategorii, osoba pracująca nad drugim obszarem może mieć trudności z jego odnalezieniem. Rozstrzygnięciem bywa stosowanie dodatkowych oznaczeń lub powiązań między sprawami. Ich liczba powinna jednak pozostawać pod kontrolą, ponieważ zbyt kompleksowy system dziedzinie może utrudnić wybór właściwego opisu. Istotne jest również zobowiązanie, kto odpowiada za poprawianie błędnych danych i uzupełnianie brakujących informacji.

W organizacji obiegu dokumentów bardzo istotną rolę odgrywa rozdzielenie czynności związanych z przygotowaniem, sprawdzeniem i zatwierdzeniem materiału. Nie każdy plik wymaga takiej samej sprawdzeniu. Notatka ze spotkania może służyć tylko do użytku wewnętrznego, jednak dokument dotyczący zobowiązań majątkowych może wymagać potwierdzenia przez osobę uprawnioną. Administrowanie dokumentami i archiwizacja powinny uwzględniać te różnice, aby procedury odpowiadały charakterowi wykonywanych zadań. W praktyce trzeba określić, co dzieje się, gdy dokument zawiera niedociągnięcia, wymaga wypełnienia lub nie zostaje zatwierdzony w wyznaczonym terminie. Przydatne jest też zachowanie informacji o tym, kto wprowadził konwersję i na jakim etapie się ona pojawiła. Sama historia przekształceń nie zawsze rozjaśnia przyczynę korekty, dlatego są przypadki w których potrzebny jest dodatkowy komentarz lub zapis wyborów. Osobnym zagadnieniem pozostaje praca na kilku wersjach jednego pliku. O ile konsumenci pobierają dokumenty na własne urządzenia i w przyszłości przesyłają je ponownie, mogą powstawać równoległe wersje, których różnice nie są od razu widoczne. Postanowienie zasad edycji i publikowania zatwierdzonych materiałów daje możliwość ograniczyć niejasności dotyczące tego, który dokument trzeba wykorzystać w dalszych działaniach.

Przy długotrwałym przechowywaniu dokumentacji znaczenie ma sposób opisywania plików a także możliwość odtworzenia ich kontekstu po upływie kilku lat. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać dane o autorze, dacie stworzenia, rodzaju dokumentu i powiązanej sprawie. Nie wszystkie informacje muszą być natomiast dostępne od początku. Część danych może zostać uzupełniona dopiero po weryfikacji dokumentu, a niektóre materiały wymagają indywidualnego opisu ze względu na własną treść. Problem pojawia się zwłaszcza podczas przenoszenia dużych zbiorów ze starszych systemów. Nazwy plików bywają skrócone, daty zapisane w różnych formatach, a część dokumentów nie ma żadnych oznaczeń. Automatyczne przeniesienie takich zasobów może zachować ich zawartość, niemniej jednak niekoniecznie zagwarantuje poprawne przypisanie do nowych kategorii. Dlatego migrację warto podzielić na etapy i sprawdzać, czy dobrane dokumenty są widoczne pod właściwymi oznaczeniami a także czy można je otworzyć. Przy skanach dodatkowe znaczenie ma jakość obrazu i kompletność stron. Rozpoznawanie tekstu ułatwia wyszukiwanie treści, lecz błędy odczytu mogą dotyczyć numerów, dat lub nazw własnych. W dokumentacji, w której takie detale mają znaczenie, potrzebna jest kontrola wyniku, a w razie wątpliwości też porównanie z papierowym oryginałem.

Dokumentacja elektroniczna wymaga również określenia zasad udostępniania, przechowywania i usuwania informacji. Zakres dostępu powinien wynikać z zadań użytkownika, a nie wyłącznie z jego przynależności do określonego działu. Pracownik może potrzebować wglądu w treść umowy, ale nie musi mieć prawa do zmiany jej zapisów ani usuwania załączników. W przypadku danych poufnych należy a dodatkowo uwzględnić zasady przekazywania plików poza organizację i kontrolowania dostępu po zmianie zakresu zadań. Istotne jest także uwarunkowanie, jak długo poszczególne materiały powinny być przechowywane. Termin zależy od rodzaju dokumentu, obowiązujących przepisów i okoliczności związanych z daną sprawą. Nie trzeba zatem usuwać plików jedynie dlatego, że zakończono obowiązujące zadanie. Przed podjęciem takiej decyzji należy sprawdzić, czy dokument nie podlega dalszemu obowiązkowi przechowywania albo nie jest niezbędny do rozliczenia lub wyjaśnienia wcześniejszych ustaleń. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe oraz procedury odtwarzania danych po awarii. Powinno się sprawdzać nie tylko i wyłącznie, czy kopie są tworzone, niemniej jednak też czy można z nich odzyskać potrzebne pliki wraz z ich opisami i powiązaniami. Przy przechowywaniu dokumentacji przez wiele lat powinno się przy tym kontrolować możliwość odczytu wykorzystywanych formatów oraz sposób przenoszenia materiałów do kolejnych rozwiązań technicznych.

Sprawdź tutaj: program do zarządzania dokumentami.