Sporo materiałów dźwiękowych zawiera informacje, które nieprosto przeanalizować bez ich uporządkowania w formie pisemnej. Tyczy się to w głównej mierze rozmów, wywiadów, spotkań, narad czy różnego rodzaju zapisów ustnych. Samo nagranie pozwala odtworzyć przebieg wydarzeń, natomiast przy dłuższych materiałach wyszukiwanie konkretnych fragmentów może być czasochłonne.

Z tego powodu przygotowuje się transkrypcje nagrań, które polegają na przeniesieniu treści mówionej do postaci tekstowej. W współzależności od celu takiego opracowania zapis może zachowywać szczegółowy sposób wypowiedzi lub zostać delikatnie uporządkowany pod względem czytelności.

Podczas pracy z nagraniami często ukazują się sytuacje wymagające oceny jakości materiału źródłowego. Nie prawie każde nagranie jest łatwe do odtworzenia. Szumy w tle, niewyraźna wymowa, kilka osób mówiących równocześnie lub dłuższe przerwy mogą wpływać na dokładność przygotowanego tekstu. W praktyce ważne jest odróżnienie fragmentów pewnych od tych, których nie można dobitnie rozpoznać (zobacz: transkrypcja do sądu cennik). Próba uzupełniania niejasnych wypowiedzi na bazie własnych przypuszczeń może prowadzić do przemian w znaczeniu rozmowy, dlatego w dokumentach tego typu wykorzystuje się odpowiednie oznaczenia lub pozostawia wskazanie nieczytelnego miejsca.

Szczególne oczekiwania dotyczą materiałów, w których znaczenie ma precyzyjne zaprezentowanie przebiegu rozmowy. Przykładem jest transkrypcja do sądu, gdzie zapis nagrania powinien odzwierciedlać rzeczywiste wypowiedzi uczestników oraz zachować ich kolejność. W tak zaistniałej okoliczności ważne mogą być nie tylko i wyłącznie same słowa, ale także wskazanie osób zabierających głos, momentów przerwania wypowiedzi czy fragmentów, które są skomplikowane do odsłuchania. Przygotowanie takiego dokumentu wymaga zwrócenia uwagi na najmniejsze elementy, ponieważ wręcz niewielkie różnice między nagraniem a zapisem mogą posiadać znaczenie przy późniejszej analizie materiału.

Stenogramy znajdują zastosowanie w wielu obszarach, w których niezbędny jest uporządkowany zapis wypowiedzi. Mogą być tworzone na bazie rozmów formalnych, wystąpień, posiedzeń albo innych wydarzeń wymagających zachowania treści w formie pisemnej. Sposób przygotowania dokumentu uzależniony jest od jego przeznaczenia a także oczekiwań dotyczących szczegółowości. Przeciwnie opracowuje się zapis rozmowy prowadzonej swobodnie, a inaczej materiał, w którym na prawdę istotna jest każda wypowiedź i jej dokładne brzmienie. Ostateczny kształt takiego zapisu wynika głównie z kategorii nagrania, jego jakości oraz celu, dla którego jest przygotowywany.

Zobacz więcej: transkrypcje nagrań.