Zmieniający się model pracy oraz rozwój narzędzi cyfrowych sprawiają że coraz więcej zadań administracyjnych i organizacyjnych może być realizowanych na odległość bez konieczności fizycznej obecności w biurze. W tym kontekście pojawia się rola osoby określanej jako wirtualna asystentka która wspiera przedsiębiorców, profesjonalistów a także osoby prywatne w wykonywaniu codziennych zadań wymagających systematyczności i dobrej organizacji pracy. Tego typu współpraca opiera się głównie na komunikacji internetowej a także wykorzystaniu oprogramowania umożliwiającego kontrolowanie dokumentami, harmonogramami a także przepływem informacji.

Zakres obowiązków jakie mogą obejmować usługi wirtualnej asystentki jest szeroki i zależy od potrzeb zleceniodawcy oraz kompetencji osoby wykonującej zadania. Do najczęściej spotykanych działań należą prowadzenie kalendarza, obsługa korespondencji elektronicznej, przygotowywanie zestawień a także wspieranie procesów administracyjnych. Są przypadki w których zdalna asystentka para się również organizacją spotkań, wyszukiwaniem informacji czy wsparciem przy prowadzeniu mediów społecznościowych co wymaga znajomości narzędzi komunikacyjnych i kwalifikacji pracy z danymi. Tego typu działalność nie jest ograniczona do jednego sektora i może być stosowana w różnorakich branżach w współzależności od specyfiki pracy.

Współpraca w modelu zdalnym wiąże się również z obowiązkiem ustalenia zasad komunikacji, terminów realizacji zadań oraz sposobu przekazywania materiałów. Zastosowanie platform do zarządzania schematami daje możliwość na obowiązujące monitorowanie postępów oraz organizowanie pracy w sposób uporządkowany. Istotnym elementem jest również bezpieczeństwo danych a także odpowiednie przechowywanie informacji co ma znaczenie w szczególności w sytuacji pracy z dokumentami zawierającymi dane czułe. W praktyce znaczy to konieczność stosowania zabezpieczeń cyfrowych oraz świadomego zarządzania dostępem do plików.

Zjawisko pracy zdalnej w obszarze wsparcia administracyjnego wpływa na sposób organizacji zadań zawodowych oraz może modyfikować strukturę zatrudnienia w niektórych sektorach. Wirtualna asystentka działa na prawdę często jako niezależny wykonawca usług co wiąże się z samodzielnym zarządzaniem zdarza się, że pracy a także obowiązkiem rozwijania własnych kompetencji. Równocześnie zleceniodawcy mogą skorzystać z użytecznego modelu współpracy dostosowanego do aktualnych potrzeb bez konieczności budowy stałego stanowiska pracy. Takie rozwiązania wpisują się w szersze zmiany powiązane z cyfryzacją i rozwojem usług realizowanych na odległość.

Źródło: zarządzanie kalendarzem.