Zmiana sposobu przekazywania faktur do centralnego systemu wymaga spojrzenia na cały proces ich wystawiania i odbierania. W praktyce faktura jest zwykle wyłącznie jednym z elementów większego obiegu, w którym uczestniczą dane kontrahenta, zamówienie, sprzedaż, magazyn, księgowość oraz archiwizacja dokumentów. Z tego powodu integracja KSeF może dotknąć kilku obszarów jednocześnie, wręcz jeśli na początku planowane jest jedynie automatyczne wysyłanie faktur.

Szczególnie ważne jest postanowienie, z którego skryptu mają pochodzić dane przekazywane do systemu oraz gdzie ma być zapisywana informacja o wyniku operacji. Jeśli faktury są wystawiane w więcej niż jednym miejscu, dochodzi dodatkowe zagadnienie powiązane z ujednoliceniem sposobu ich obsługi. W takiej okoliczności warto wcześniej ustalić, czy wszystkie źródła danych działają według tych samych zasad. Różnice, które przy ręcznej pracy były wychwytywane przez pracowników, po częściowej automatyzacji mogą stać się źródłem powtarzających się błędów.

Jednym z mniej oczywistych elementów jest obsługa numeracji i identyfikacji dokumentów. Wewnętrzny numer faktury może być niezbędny do znalezienia dokumentu w programie księgowym, jednakże system zewnętrzny może posługiwać się innymi informacjami dotyczącymi danego dokumentu. W codziennej pracy istotne jest, aby użytkownik potrafił powiązać te dane bez dodatkowego przeszukiwania kilku aplikacji. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy trzeba sprawdzić konkretną fakturę po kilku tygodniach albo miesiącach. Integracja z KSeF powinna zatem uwzględniać nie tylko i wyłącznie przekazanie treści dokumentu, niemniej jednak także sposób zapisu informacji potrzebnych do jego późniejszego odnalezienia. Przy większej liczbie faktur ręczne porównywanie numerów i statusów może stać się osobnym misją. Warto też pamiętać, że dokumenty nie za każdym razem przechodzą przez proces w identyczny sposób. Korekta, ponowna próba przekazania czy ręczna zmiana danych może sprawić, że standardowy schemat przestaje wystarczać.

Osobnego sprawdzenia wymaga sposób działania systemów w sytuacji błędów. Podczas testów łatwo skupić się na poprawnym scenariuszu, czyli utworzeniu faktury, przekazaniu jej i zapisaniu odpowiedzi. W rzeczywistej pracy pojawiają się jednak sytuacje, w których dane są niekompletne, użytkownik zmieni dokument w nieodpowiednim momencie lub komunikacja między systemami zostanie przerwana. Wówczas ważne staje się uwarunkowanie, co dzieje się z dokumentem po wystąpieniu problemu. Nie powinien on zniknąć z procesu ani pozostawić użytkownika bez informacji o następnym działaniu. Równocześnie automatyczne ponawianie każdej nieudanej operacji nie za każdym razem jest właściwym wyjściem. Jeśli przyczyną jest błąd danych, kolejne próby nie zmienią wyniku. Z kolei przy krótkotrwałym problemie technicznym ponowienie może być obsługiwane według innego schematu. Takie rozróżnienie trzeba uwzględnić w trakcie ustalania zasad działania integracji, ponieważ wpływa ono bezpośrednio na późniejszą pracę osób zajmujących się fakturami.

Znaczenie ma też przygotowanie użytkowników do pracy z nowym obiegiem dokumentów. Wręcz świetnie skonfigurowane systemy nie eliminują potrzeby podejmowania wyborów w nietuzinkowych przypadkach. Pracownik powinien wiedzieć, gdzie sprawdzić status faktury, jak rozpoznać dokument wymagający dodatkowej kontroli oraz co zrobić, gdy dane zapisane w jednym systemie nie odpowiadają wiadomościom w innym. Warto ponadto ograniczyć liczbę miejsc, w których należy szukać tych samych informacji. O ile status dokumentu znajduje się w jednym programie, a komunikat o błędzie w drugim, obsługa może stać się bardziej skomplikowana, pomimo że sama wymiana danych funkcjonuje prawidłowo. Integracja KSeF jest więc także kwestią organizacji pracy i ustalenia odpowiedzialności za poszczególne etapy. Dopiero prześledzenie rzeczywistych czynności wykonywanych przez użytkowników umożliwia zauważyć, które elementy można połączyć, które powinny pozostać pod kontrolą człowieka oraz gdzie potrzebne są dodatkowe reguły dla dokumentów odbiegających od typowego schematu.

Zobacz: KSeF API.