Wiele osób w trakcie nauki, pracy lub spotkań zapisuje tylko najważniejsze hasła, licząc na to, że w późniejszym czasie łatwo będzie odtworzyć pełny kontekst. Z w pewnych przypadkach takie zapisy zaczynają jednak przypominać kolekcja skrótów, których znaczenie nie za każdym razem jest bezdyskusyjne. Rozwój narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję zmienił sposób, w jaki można podejść do tego kłopotu.

Notatki ai mogą być tworzone na bazie tekstu, nagrania albo transkrypcji, a następnie zmieniane w krótszy i bardziej uporządkowany zapis. W współzależności od zastosowanego rozwiązania system może rozpoznawać główne tematy, wyodrębniać ważne fragmenty albo grupować informacje według określonego schematu. Nie oznacza to jednak, że każda wygenerowana tekst będzie odpowiadała z dokładnością temu, co zostało powiedziane lub zapisane. Przydatność takiego opracowania zależy między innymi od jakości materiału wejściowego a także od tego, jak jasno został prezentowany temat.

W sytuacji nagrań rozmów znaczenie ma sposób prowadzenia samej rozmowy. Gdy wypowiedzi są krótkie, mówcy wyraźnie się rozróżniają, a temat nie zmienia się co kilka minut, późniejsze opracowanie jest zwykle bardziej intuicyjne. Więcej trudności pojawia się wówczas, gdy kilka osób mówi jednocześnie, wykorzystuje skrótów, wraca do wcześniejszych kwestii albo zakłada znajomość informacji, których nie ma w nagraniu. W takich warunkach ai notes mogą zaprezentować sens rozmowy w uproszczonej formie, ale część współzależności może zostać pominięta. Szczególnej sprawdzeniu wymagają liczby, daty, nazwy, terminy oraz warunki ustaleń. Jedna pomylona wartość może przemienić znaczenie całego fragmentu, dlatego przy informacjach mających wpływ na dalsze działania warto sprawdzić je w materiale źródłowym. Automatyczne opracowakiepsko jest traktować jako warstwę porządkującą, a nie jako jedyny zapis wydarzenia.

Istotny jest również sposób przygotowania materiału, który ma zostać przetworzony. W przypadku tekstów chaotycznych, zawierających powtórzenia lub wiele pobocznych wątków, system może mieć trudność z uwarunkowaniem, które informacje powinny wyszukać się w końcowej wersji. Z drugiej strony bardzo krótki materiał może nie zawierać wystarczającego kontekstu, ażeby właściwie zinterpretować poszczególne zdania. W praktyce znaczy to konieczność dostosowania formy notatki do sytuacji. Innego zapisu potrzebuje osoba przygotowująca się do egzaminu, innego uczestnik zebrania, a jeszcze innego ktoś, kto preferuje zachować historię ustaleń dotyczących projektu. Nie za każdym razem warto dążyć do maksymalnego skrócenia treści. Nierzadko kilka dodatkowych zdań pozwala zachować ważne powiązania i ogranicza ryzyko, że w przyszłości niełatwo będzie ustalić, czego dotyczył konkretny fragment.

Osobną kwestią pozostaje przechowywanie materiałów stosowanych do budowy takich zapisów. Jeżeli źródłem jest rozmowa, dokument lub nagranie zawierające dane innych osób, przed przekazaniem materiału do wybranego systemu powinno się sprawdzić zasady dotyczące jego przetwarzania. Znaczenie mogą mieć informacje o przechowywaniu danych, czasie ich retencji, dostępie do treści oraz możliwościach ich usunięcia. Warto także rozdzielić dwa etapy pracy: przygotowanie notatki i późniejszą weryfikację. Sam fakt, że tekst został wygenerowany bardzo szybko i ma uporządkowaną strukturę, nie świadczy jeszcze o poprawności wszystkich detali. Przy bardziej złożonych materiałach rozsądne jest zachowanie źródła, z którego powstał zapis, ponieważ umożliwia ono wrócić do pełnego kontekstu. Ma to znaczenie w szczególności wówczas, gdy automatyczna notatka ma być w późniejszym czasie wykorzystywana jako podstawa kolejnej pracy, edukacji lub dokumentowania przebiegu rozmowy.

Zobacz również: ai notes.