Sposób użycia budynku na prawdę bardzo często zmienia się szybciej, niż zakładano na początku inwestycji. Pojawiają się nowe urządzenia, zmienia się układ stanowisk, a pomieszczenia otrzymują inne funkcje. Z tego powodu już na etapie przygotowywania dokumentacji warto przeanalizować nie tylko bieżące potrzeby, lecz też te elementy, które mogą mieć znaczenie w kolejnych latach.

Projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych wymaga w tym przypadku uwzględnienia wielu zależności. Liczy się rozmieszczenie odbiorników, sposób prowadzenia przewodów, dostęp do urządzeń oraz sposobów stworzenia późniejszych przemian. Zbyt dokładne planowanie pod dzisiejsze wyposażenie również może być problemem, jeżeli już założenia bardzo szybko się zdezaktualizują. W praktyce trzeba więc znaleźć rozwiązanie pośrednie, czyli przewidzieć najbardziej prawdopodobne kierunki przekształceń bez niepotrzebnego rozbudowywania całej infrastruktury.

Na decyzje projektowe wpływa też rodzaj materiałów i sposób ich prowadzenia. Przewody mogą być umieszczane w ścianach, przestrzeniach instalacyjnych, kanałach, korytach czy innych przygotowanych trasach. Właściwie każde z owych rozwiązań ma swoje ograniczenia. Znaczenie ma dostępna przestrzeń, liczba przewodów, możliwość ich późniejszego rozdzielenia oraz warunki panujące w miejscu prowadzenia instalacji. Przy większej liczbie kabli samo znalezienie wolnej przestrzeni nie zawsze wystarcza. Trzeba jeszcze przewidzieć sposób ich ułożenia i późniejszego dostępu. W praktyce problemy ukazują się wtedy, gdy kilka systemów zostało zaplanowanych niezależnie, a ich trasy spotykają się w jednym, ograniczonym miejscu. Wtedy konieczne może być przesunięcie punktów, zmiana przebiegu trasy lub przeorganizowanie sposobu prowadzenia przewodów. Takie decyzje wpływają na kolejne etapy robót, dlatego koordynacja różnych instalacji ma znaczenie już podczas tworzenia dokumentacji.

Ważną kwestią jest również dostosowanie instalacji do charakteru pomieszczeń. W przestrzeni biurowej ważne mogą być punkty zasilania i transmisji danych przy stanowiskach pracy, natomiast w pomieszczeniach technicznych większą rolę odgrywają urządzenia sterujące, zasilające i komunikacyjne. Z kolei miejsca, w których przewiduje się przeróbkę aranżacji, wymagają nieco innego podejścia. Nie zawsze da się przewidzieć dokładne położenie każdego urządzenia, dlatego część punktów może wymagać pozostawienia pewnej elastyczności. Tyczy się to również instalacji teletechnicznych, gdzie lokalizacja urządzenia końcowego może zostać zmieniona wraz z układem wyposażenia. Z praktycznego punktu widzenia ważne jest, ażeby punkt nie tylko i wyłącznie znajdował się na właściwej ścianie, ale także był dostępny po zamontowaniu mebli i innych elementów. Dopiero wówczas można ocenić, czy przyjęte rozwiązanie odpowiada rzeczywistemu sposobowi korzystania z pomieszczenia.

Na finalny kształt dokumentacji wpływają też informacje pojawiające się w trakcie realizacji. Projekt może zakładać dany przebieg trasy, ale wykonanie natrafia na szczegół konstrukcyjny, modyfikację wysokości zabudowy lub inną instalację, której nie można było uwzględnić w pierwotnym układzie. W takich przypadkach zmiana jest nierzadko konieczna, lecz nie powinna być traktowana jako oderwana od pozostałej części instalacji. Przesunięcie przewodu może zmienić jego długość, miejsce zakończenia albo sposób dojścia do urządzenia. Przy większym obiekcie wręcz niewielkie modyfikacje mogą się kumulować. Dlatego ważne jest, by po zakończeniu prac dokumentacja uwzględniała faktyczny przebieg instalacji, a nie tylko pierwotny projekt. Ma to znaczenie przy późniejszym wierceniu, przebudowie wnętrz, wymianie urządzeń a także rozbudowie poszczególnych systemów, kiedy znajomość rzeczywistego układu przewodów staje się praktyczną informacją potrzebną do zaplanowania kolejnych prac.

Zobacz: projektant kontroli dostępu.