Wiele ludzi w trakcie edukacji, pracy lub spotkań zapisuje tylko najistotniejsze hasła, licząc na to, że w późniejszym czasie łatwo będzie odtworzyć pełny kontekst. Z nierzadko takie zapisy zaczynają jednakże przypominać kolekcja skrótów, których znaczenie nie zawsze jest niewątpliwe. Rozwój narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję zmienił sposób, w jaki można podejść do tego kłopotu.

Notatki ai mogą być tworzone na podstawie tekstu, nagrania albo transkrypcji, a następnie przekształcane w krótszy i bardziej uporządkowany zapis. W zależności od zastosowanego rozwiązania system może rozpoznawać główne tematy, wyodrębniać istotne fragmenty lub grupować informacje według określonego schematu. Nie znaczy to jednakże, że każda wygenerowana tekst będzie odpowiadała gruntownie temu, co zostało powiedziane lub zapisane. Przydatność takiego opracowania zależy między innymi od jakości materiału wejściowego a także od tego, jak jasno został prezentowany temat.

W sytuacji nagrań rozmów znaczenie ma sposób prowadzenia samej rozmowy. Gdy wypowiedzi są krótkie, mówcy wyraźnie się rozróżniają, a temat nie zmienia się co kilka minut, późniejsze opracowanie jest zwykle bardziej intuicyjne. Więcej trudności pojawia się wówczas, gdy kilka osób mówi jednocześnie, stosuje skrótów, wraca do wcześniejszych kwestii lub zakłada znajomość informacji, których nie ma w nagraniu. W takich warunkach ai notes mogą zademonstrować sens rozmowy w uproszczonej formie, ale część zależności może zostać pominięta. Szczególnej kontroli wymagają liczby, daty, nazwy, terminy a także warunki ustaleń. Jedna pomylona wartość może zmienić znaczenie całego fragmentu, dlatego przy informacjach mających wpływ na dalsze działania warto sprawdzić je w materiale źródłowym. Automatyczne opracowanie dobrze jest traktować jako warstwę porządkującą, a nie jako jedyny zapis wydarzenia.

Istotny jest również sposób przygotowania materiału, który ma zostać przetworzony. W przypadku tekstów chaotycznych, zawierających powtórzenia albo sporo pobocznych wątków, system może posiadać trudność z ustaleniem, które informacje powinny odnaleźć się w końcowej wersji. Z drugiej strony bardzo krótki materiał może nie zawierać wystarczającego kontekstu, ażeby właściwie zinterpretować poszczególne zdania. W praktyce oznacza to konieczność dopasowania formy notatki do sytuacji. Innego zapisu potrzebuje osoba przygotowująca się do egzaminu, innego uczestnik zebrania, a jeszcze innego ktoś, kto pragnie zachować historię ustaleń dotyczących projektu. Nie zawsze warto dążyć do maksymalnego skrócenia treści. Czasem kilka dodatkowych zdań umożliwia zachować ważne powiązania i ogranicza ryzyko, że później niełatwo będzie ustalić, czego dotyczył konkretny fragment.

Osobną kwestią pozostaje przechowywanie materiałów stosowanych do budowy takich zapisów. O ile źródłem jest rozmowa, dokument lub nagranie zawierające dane innych osób, przed przekazaniem materiału do wybranego systemu powinno się sprawdzić zasady dotyczące jego przetwarzania. Znaczenie mogą posiadać informacje o przechowywaniu danych, czasie ich retencji, dostępie do treści a także możliwościach ich usunięcia. Warto również rozdzielić dwa etapy pracy: przygotowanie notatki i późniejszą weryfikację. Sam fakt, że tekst został wygenerowany bardzo szybko i ma uporządkowaną strukturę, nie świadczy jeszcze o poprawności wszystkich detali. Przy bardziej złożonych materiałach rozsądne jest zachowanie źródła, z którego powstał zapis, ponieważ pozwala ono wrócić do pełnego kontekstu. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy automatyczna notatka ma być później wykorzystywana jako podstawa następnej pracy, nauki albo dokumentowania przebiegu rozmowy.

Polecana strona: notatki ai.