Prowadzenie działalności związanej z przygotowywaniem posiłków wymaga uwzględnienia wielu zasad dotyczących postępowania z żywnością. Nie chodzi jedynie o przestrzeganie zasadniczych reguł higieny, niemniej jednak także o kontrolowanie procesów, które zachodzą na zapleczu kuchennym i w pomieszczeniach magazynowych. Istotnym zagadnieniem jest tutaj identyfikacja zagrożeń biologicznych, chemicznych i fizycznych, mogących pojawić się na różnych etapach pracy.

System HACCP porządkuje te kwestie poprzez określenie konkretnych procedur, zasad kontroli oraz sposobów reagowania na nieprawidłowości. W gastronomii znaczenie mają w głównej mierze warunki transportu surowców, sposób rozmrażania produktów, obróbka termiczna a także czas przechowywania gotowych potraw. Każdy z tych procesów wymaga osobnego podejścia, ponieważ usterki mogą wynikać z różnorakich przyczyn i wymagać odmiennych działań.

Przed rozpoczęciem pracy nad dokumentacją należy dokładnie przemyśleć przepływ żywności w zakładzie. W praktyce oznacza to sprawdzenie, gdzie trafiają dostawy, w jaki sposób są dzielone produkty, gdzie odbywa się ich obróbka i jak przebiega wydawanie posiłków. Wdrażanie HACCP musi uwzględniać także codzienne ograniczenia organizacyjne (polecamy: wdrażanie haccp). Np niewielka kuchnia może posiadać ograniczoną liczbę stanowisk roboczych, co wpływa na kolejność wykonywania czynności i sposobność oddzielenia poszczególnych rodzajów produktów. W takim wypadku należy określić zasady korzystania z powierzchni i sprzętu, a także częstotliwość ich czyszczenia. Osobnej analizy wymagają dostawy, ponieważ sam termin przydatności do spożycia nie przesądza o stanie produktu. Znaczenie ma też temperatura w trakcie transportu, wygląd opakowania i warunki, w jakich surowiec zostaje przyjęty. Jeżeli już ukazują się wątpliwości, procedura powinna określać sposób postępowania z zakwestionowaną partią towaru.

W zwykłym funkcjonowaniu lokalu relacja gastronomia i HACCP obejmuje także podział odpowiedzialności między pracowników. Niektóre czynności mogą być realizowane przez cały personel, inne wymagają przypisania dokładnie określonej osobie. Dotyczy to przykładowo sprawdzania temperatury urządzeń chłodniczych, prowadzenia zapisów dotyczących mycia powierzchni czy kontrolowania warunków przechowywania towarów. Istotne jest postanowienie, kto dokonuje pomiaru, gdzie zapisuje wynik i komu zgłasza odchylenia od przyjętych wartości. W praktyce kłopotem bywają niekompletne rejestry, wpisy uzupełniane z opóźnieniem lub brak informacji o podjętych działaniach. Takie sytuacje utrudniają ocenę, czy procedury są de facto realizowane. Dlatego dokumentacja powinna być możliwie prosta, a pracownicy muszą rozumieć, czemu służą poszczególne czynności. Zasady należy też aktualizować po zmianach w wyposażeniu, sposobie przygotowywania potraw lub organizacji stanowisk.

Podczas opracowywania systemu na prawdę często wykorzystywane są wzory haccp, obejmujące przykładowe instrukcje, arkusze monitorowania i formularze rejestrów. Ich zastosowanie wymaga natomiast sprawdzenia, czy odpowiadają warunkom konkretnego miejsca. Gotowy formularz może zawierać pola, które nie mają wykorzystania w danym zakładzie, albo pomijać czynności istotne dla określonego rodzaju produkcji. Nie trzeba zatem traktować przykładowych dokumentów jako kompletnego systemu, który można wdrożyć bez przekształceń. Szczególnej sugestie wymagają zapisy dotyczące temperatur, ponieważ powinny odnosić się do naprawdę wykorzystywanych urządzeń i przyjętych zasad przechowywania. Bardzo podobnie instrukcje mycia i dezynfekcji muszą uwzględniać rodzaj powierzchni, stosowane środki a także sposób ich użycia zgodny z zaleceniami producenta. Dokumenty powinny być dostępne dla osób wykonujących opisane czynności, a ich tekst musi odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi pracy. W innym przypadku powstaje rozbieżność między formalnymi procedurami a praktyką, co utrudnia bieżącą kontrolę i ocenę funkcjonowania systemu.

Zobacz: gastronomia.