W obrocie dokumentami coraz większe znaczenie zyskują narzędzia umożliwiające zgodę autentyczności i integralności informacji w formie cyfrowej. Pieczęć elektroniczna pełni funkcję podobną do tradycyjnej pieczęci, jednakże jej przeznaczenie odbywa się w środowisku cyfrowym, gdzie dokumenty przesyłane są w formie elektronicznej i wymagają weryfikacji tożsamości podmiotu je wystawiającego. Proces jej stosowania opiera się na wykorzystaniu technologii kryptograficznych, które pozwalają na jednoznaczne przypisanie dokumentu określonemu podmiotowi a także gwarantują sposobność sprawdzenia, czy dokument nie został zmieniony po jego podpisaniu.

Dzięki temu pieczęć elektroniczna staje się elementem zabezpieczenia i kontroli w obiegu dokumentów cyfrowych a także ułatwia przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących podpisu elektronicznego i autentyczności danych.

W praktyce pieczęć elektroniczna wykorzystywana jest w różnorodnych kontekstach prawnych i administracyjnych, gdzie wymagana jest identyfikacja podmiotu wystawiającego dokument. Jej przeznaczenie obejmuje w głównej mierze umowy, faktury, decyzje administracyjne, certyfikaty czy inne dokumenty wymagające formalnego potwierdzenia pochodzenia. Pieczęć elektroniczna gwarantuje możliwość weryfikacji danych przez odbiorcę dokumentu przy użyciu odpowiednich narzędzi informatycznych a także daje pewność, że dokument nie został zmodyfikowany w sposób nieautoryzowany. W współzależności od rodzaju pieczęci i stosowanej technologii możliwe jest jej stosowanie zarówno w komunikacji wewnętrznej przedsiębiorstw, jak i w kontaktach z instytucjami publicznymi.

Proces dostosowania pieczęci elektronicznej wiąże się z obowiązkiem stosowania odpowiednich certyfikatów cyfrowych oraz procedur umożliwiających generowanie i weryfikację podpisów elektronicznych. Wymaga to znajomości systemów informatycznych obsługujących pieczęć, procedur bezpieczeństwa a także zasad prawnych regulujących jej stosowanie. Pieczęć elektroniczna może być zintegrowana z różnymi platformami dokumentów cyfrowych, co daje możliwość na automatyzację procesu podpisywania i weryfikacji dokumentów oraz ułatwia ich archiwizowanie w formie elektronicznej w zgodzie z bieżącymi przepisami dotyczącymi przechowywania danych.

Znajomość zasad działania pieczęci elektronicznej oraz możliwości jej stosowania jest bardzo ważna dla podmiotów, które prowadzą działalność w obszarze obiegu dokumentów cyfrowych. Pozwala to na efektywne zabezpieczenie informacji, zapewnienie ich autentyczności a także zgodności z wymogami prawnymi w zakresie elektronicznego podpisu i dokumentacji. Pieczęć elektroniczna staje się narzędziem wspierającym procesy administracyjne i biznesowe, umożliwiając zgodę pochodzenia dokumentu i jego integralności, oraz zwiększając bezpieczeństwo obiegu informacji w środowisku cyfrowym.

Zobacz: pieczęć elektroniczna ksef.