Nagrania dźwiękowe i materiały wideo są dziś wykorzystywane w ogromnej liczbie przypadków, w których późniejsze odtworzenie całego materiału może być niewygodne lub czasochłonne. W takich okolicznościach znaczenie ma wierne przeniesienie wypowiedzi do postaci tekstowej. Transkrypcja nagrań może obejmować rozmowy, wywiady, posiedzenia, spotkania, wykłady czy materiały zarejestrowane w trakcie pracy.

Samo przepisanie słów nie zawsze jest natomiast prostym celem. Znaczenie mają jakość dźwięku, liczba osób mówiących, sposób wypowiadania się oraz obecność szumów i przerw. Przy nagraniu kilku rozmówców trzeba dodatkowo rozpoznać, kto zabiera głos. O ile materiał jest niewyraźny, próba odgadnięcia brakującego fragmentu może prowadzić do zmiany sensu wypowiedzi, dlatego w praktyce dużo lepiej zaznaczyć miejsce trudne do ustalenia niż uzupełniać tekst na bazie przypuszczeń.

Innego podejścia wymaga dokument przeznaczony do wykorzystania w postępowaniu. Transkrypcja do sądu powinna głównie możliwie z dokładnością odzwierciedlać treść źródłowego nagrania, ponieważ nawet z pozoru drobne różnice mogą posiadać znaczenie przy ocenie materiału (polecam: transkrypcje cennik). Ważne mogą być nie tylko same słowa, lecz również kolejność wypowiedzi, przerwania, powtórzenia czy momenty, w których uczestnicy mówią jednocześnie. W współzależności od celu dokumentu używa się różny poziom szczegółowości. W pewnych sytuacjach potrzebny jest zapis wypowiedzi wraz z oznaczeniami czasu, a innym razem tekst uporządkowany w taki sposób, ażeby łatwiej było wyszukać określony fragment nagrania. Nie trzeba a dodatkowo poprawiać wypowiedzi jedynie po to, aby brzmiała bardziej literacko. Język mówiony na prawdę często zawiera niedokończone zdania, powtórzenia i potoczne określenia, które mogą zostać utracone podczas nadmiernej redakcji.

W sytuacji dłuższych materiałów często pojawia się pojęcie stenogram, choćby w praktyce zakres tego określenia bywa różnie rozumiany. Stenogram może być szczegółowym zapisem przebiegu rozmowy lub wydarzenia, z uwzględnieniem kolejności wypowiedzi poszczególnych osób. Przy pracy z takim materiałem na prawdę ważna staje się konsekwencja w oznaczaniu rozmówców oraz zachowanie jednolitego sposobu zapisu przez cały dokument. Problem pojawia się szczególnie wówczas, gdy kilka osób wypowiada się równocześnie, ktoś mówi bardzo cicho albo nagranie zawiera fragmenty o słabej jakości. Wówczas nie wystarczy mechaniczne rozpoznawanie mowy. Niezbędne jest porównywanie trudnych fragmentów z wcześniejszym i późniejszym kontekstem, a czasami również wielokrotne odsłuchiwanie tego samego miejsca. Nie oznacza to jednak, że niejasny fragment powinno się samemu interpretować. Misją osoby sporządzającej zapis jest możliwie wierne zademonstrowanie materiału, a nie zmienianie jego treści.

Na dokładność zapisu wpływa także sposób przygotowania samego nagrania. Wyraźny dźwięk, niewielka liczba zakłóceń i możliwie czytelny podział głosów ułatwiają późniejszą pracę. Przy materiałach wykorzystanych do celów formalnych warto zachować oryginalny plik, ponieważ treść jest zapisem pochodnym i w razie potrzeby powinien dać się odnieść do źródła. Pomocne bywają oznaczenia czasu, dzięki którym konkretną wypowiedź można bardzo szybko porównać z odpowiednim miejscem nagrania. Znaczenie ma również forma dokumentu: zbyt duża ingerencja redakcyjna może oddalić zapis od rzeczywistego przebiegu rozmowy, jednakże całkowity brak uporządkowania utrudnia wykorzystywanie z tekstu. Dlatego przy transkrypcji należy każdorazowo uwzględnić rodzaj materiału, jego przeznaczenie oraz ograniczenia wynikające z jakości źródła.

Źródło informacji: transkrypcja do sądu.